それから4年が経ち、入社5年目の今では、それなりの質の議事録を安定して書けるようになってきました。

私が議事録を書く際に意識しているポイントを、以下に示します。

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目次

・準備時にすべきこと　3点

・メモ取り時にすべきこと　3点

・編集時にすべきこと　3点

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〇準備時にすべきこと

1. 資料がどのくらいあるのか把握する

過去の資料・議事録が保存されている場合は、ざっと目を通しましょう。

押さえるべきポイントは「資料は何枚あるのか」。

取らねばならないメモの量を把握できれば、心づもりができて、本番での集中力を良い具合に配分できます。

2. フォーマットを作成する

フォーマットといっても、白紙に過去の資料の題名を書いておくだけです。

できればホチキス止めして、バラけないようにしましょう。

過去の資料にナンバーがついていれば、それも写しておきましょう。

会議本番では、幾つもの資料を行ったり来たりするので、できるだけシンプルに&サッと取り出せるように。

もし過去の資料が無い場合は、A4のコピー用紙を束ねるだけでも良いです。

3. 過去の資料にざっと目を通す
 

余裕があれば、資料に書かれている事にも目を通しておきましょう。

たいていの会議は、以前の資料の書式を使いまわし、変更点のみアップデートしています。

なので、過去の資料の内容は、思った以上に当てになります。

〇メモ取り時にすべきこと

1. 資料に書かれていないことをメモるべし

議事録を見るのは、主に管理職級の上司です。

彼らは資料を「作る側」であり、彼らが欲しい情報は「資料に書かれていない事で、どんなことが議論されたか」ということ。

資料に書かれていない事とは、すなわち「出席者の発言」です。

発言をメモしてまとめるのは、最初は難しいですが、あえて挑戦してみましょう。

次回の助けになりますし、うまくいかなかったとしても、挑戦する姿勢を上司は必ず認めてくれます。

2. お金関係の話はすべて把握できなくてOK

企業の研究開発は「利益」を念頭に置いているため、会議では必ず「予算」「製造費」「為替」などのお金ワードが出てきます。

これらのお金ワードは、入社1年目時点では把握できなくて当たり前なので、分からない部分は素直に飛ばして、後でこっそり先輩に確認しましょう。

3. メモる時は「時系列で」「フォーマット上に」

発言を時系列に並べておくと、それなりに理解しやすい体裁に整うものです。

逆に、資料の端にメモ書きするなど、時系列をぶった切ってしまうと、編集時にものすごく苦労しますし、発言間の整合性がとれなくなり、いい議事録に仕上がりません。

なので、メモを取る時は、事前に作ったフォーマットに、聞いた事をとにかく書き入れましょう。

〇編集時にすべきこと

1. 出来るだけ即座に編集に移るべし

経験上、会議の流れを覚えているのは、1~3日。

また、会議直後は特有の高揚感があり、それが執筆を手助けしてくれます。

どんなに遅くとも翌日には書き出すしましょう。

3日も経つと、会議内容を忘れたのではないかと不安が膨らみ、怖くて手が付けられなくなります。

金曜日の会議なら、月曜の朝イチには手をつけましょう。

2. 資料とメモを突き合わせて、話の大きな流れが分かるようにすべし

メモから抜け落ちがちな項目としては、「銘柄名」「担当者名」などがあります。

これら「名前」は入社1年目にとってなじみがなく、表記を間違ってしまうこともしばしばなので、資料の中身から名前を推定することがとても大事になります。

また、文章の表現は、できるだけ資料の書式に沿うようにしましょう。

大事なのは結論（誰が何をすることに決まったのか）です。

3. 上司・先輩に一度は見てもらおう

新人が議事録を作った際のアクシデントとして、議事録の体裁が上司が求めているものに符合していない場合があります。

加えて、新人はどうしても聞き漏らしがあります。経験上、多くて50%も聞き取れれば良い方と考えましょう。

なので、提出先とは別の上司なり先輩なりに、一度は見せてアドバイスをもらいましょう。

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議事録作成は、メモ取り時に集中力を使うだけでなく、その後の編集作業がとても厄介です。

なので、「準備」「メモ取り」「編集」の各ステップにおいて、少しでもラクをできるようにしておくことが大切です。

本記事を、各々のやり方を確立する際のたたき台にしてください。